Het piept en het kraakt in het gemeentehuis. Het voorstel zat goed in elkaar en toch loopt het vast. Kritische raadsvragen, negatieve pers en bewoners die zich niet gehoord voelen. Waar kan er nog een beweging worden gemaakt? Wie kan die inzetten? Politiek bestuurlijke sensitiviteit is een veel gevraagde kwaliteit voor gemeenteambtenaren. Maar wat houdt dat in? Waarop moet je als ambtenaar je voelhoorns afstemmen? Om invloed te hebben, effectief te zijn en goed samen te werken zijn er vijf vinkjes cruciaal. Richting: bewoners, gemeenteraad, college, eigen collega’s en externe partners.
Bewoners – Wat betekent jouw beleid in de praktijk?
De bewoners zijn degenen waarvoor de gemeente het allemaal doet. Zij zijn de “consumenten” van het beleid. Deze groep is breder dan alleen de inwoners. Het gaat ook om ondernemers, winkelend publiek, verenigingen, scholieren van elders of toeristen. Als ambtenaar moet je afstemmen op de gebruikers van je beleid. Het hoeft niet altijd “u vraagt, wij draaien” te zijn. Het houdt wel in dat bij elke maatregel of iedere beleidsnota bedacht moet worden wat die bijvoorbeeld voor gevolgen heeft voor een gezin, de sportclub, een hulpbehoevende oudere of een winkelier.
Daarnaast moet duidelijk en aansluitend op de doelgroep gecommuniceerd worden wat er speelt en wat de plannen zijn. Zeker ook als iets juist niet kan of als het vervelende consequenties heeft voor sommige mensen. Kortom: verwachtingsmanagement. Het klinkt als een open deur en toch gaat dit maar al te vaak mis.
Een ander belangrijk element is participatie. Dit kent vele facetten. Denk aan vragen als:
- In welke gevallen?
- In welk stadium?
- Wie mogen participeren?
- Hoe worden zij daartoe uitgenodigd?
- Wat wordt met de participatie gedaan?
- Hoe ziet de verdere besluitvorming eruit?
- Hoe vindt terugkoppeling plaats?
Elk van deze stappen draagt bij aan een goed bestuur. Het kan het beleid maken of breken als niet de juiste boodschap, toonhoogte, volgorde en timing worden gekozen. Vaak nog uitgesplitst per doelgroep. Ook hiervoor geldt dat veel gemeenten best weten wat goede participatie is, maar dat het door allerlei factoren toch misgaat.
Gemeenteraad – Welke meerderheid gaat erin mee?
Als gekozen vertegenwoordiging van de bewoners, is de gemeenteraad een cruciale speler die goed bediend moet worden. De relatie tussen ambtenaren en raadsleden is altijd wat ingewikkeld. Officieel loopt dat contact namelijk via het bestuur. Het is het college van B en W dat de raad informeert. Rechtstreeks contact tussen raadsleden en ambtenaren kan een gevoelige kwestie zijn. Veelal gaat dit met tussenkomst van de griffie. Omdat alles uit naam van het college is, kan het zijn dat de wethouder of burgemeester er ook van op de hoogte wil zijn. Het hangt af van de afspraken in de gemeente, maar ook de aard van de communicatie (feitelijke informatie versus politieke kwesties) hoe hiermee moet worden omgegaan.
Naast de formele communicatie, kan er uiteraard informeel contact zijn tussen raadsleden en ambtenaren. Je kunt elkaar tegenkomen bij een borrel, in de wandelgangen of in de supermarkt. Ook in die gevallen dient een ambtenaar alert te zijn op wat wel en niet gewisseld kan worden. Tegelijkertijd kan het een kans zijn om buiten de politieke arena een standpunt nader toe te lichten of de context bij een besluit te verduidelijken, waardoor binnen de raadszaal het spel wat soepeler verloopt. Tussen wat wel en niet kan, zit onvermijdelijk een grijs gebied. Het vergt professionaliteit van een ambtenaar, zich daar bewust van te zijn en er goed mee om te gaan.
Behalve een gepaste oplettendheid bij het formele en informele contact, moet een ambtenaar oog hebben voor het politieke spel in de gemeenteraad. Daartoe is kennis nodig van de historie van een dossier, de politieke verhoudingen, de positie van de bestuurder, gevoeligheden in een coalitieakkoord, etc. Wie hier op let kan daar bij het schrijven van een voorstel rekening mee houden. Met de juiste klemtonen, nuances en ‘haakjes’ heeft een stuk een grotere kans van slagen om aangenomen te worden. Zorg dus dat je de politiek bestuurlijke context kent, door debatten te bekijken, media te volgen en het er over te hebben met je bestuurder en je collega’s.
College – Kan de wethouder hiermee uit de voeten?
Binnen het gemeentehuis is het college van B en W de opdrachtgever van het ambtelijk apparaat. Om een portefeuillehouder goed te kunnen bedienen, is het belangrijk om te weten hoe hij of zij in de wedstrijd zit. Wat zijn de beleidsprioriteiten, welke politieke gevoeligheden zijn er, en wat zijn de persoonlijke voorkeuren van de wethouder of burgemeester. De één beperkt zich vooral tot een goede schriftelijke afdoening richting de raad, terwijl de ander het belangrijk vindt om veel zelf te communiceren via social media en altijd op zoek is naar een mooi fotomoment. Ken de voorkeuren en sluit erop aan.
Een bijzonder aandachtspunt is het vraagstuk van de ‘activistische ambtenaar’. Wat nu, als de wethouder een weg door een bos wil aanleggen, terwijl jij het zelf zonde vindt om daar bomen voor te kappen? De politieke afweging voor een dergelijk besluit ligt altijd bij de bestuurder. Als ambtenaar is het je taak om de bestuurder goed te informeren over alle voor- en nadelen van een dergelijk plan en eventuele alternatieven. Vervolgens moet de bestuurder een keuze maken. Binnenskamers kun je aangeven dat het je om bepaalde redenen een onverstandig idee lijkt, maar naar buiten toe behoor je de door het bestuur gekozen lijn te volgen. Soms is dat misschien ingewikkeld, maar dit is wel hoe de verhoudingen liggen. Via verkiezingen kiezen we een volksvertegenwoordiging en die stelt een bestuur aan, dat daarmee het mandaat heeft van de meerderheid van de bewoners. Een individuele ambtenaar heeft dat niet en behoort dus loyaal de lijn van het bestuur te volgen. Wie daar moeite mee heeft kan beter zelf de politiek in gaan om zijn of haar idealen te verwezenlijken.
Collega’s – Sluit het aan op wat zij doen?
Richting de eigen organisatie en collega’s zit de vereiste politiek bestuurlijke sensitiviteit op twee niveaus: beleidsmatig en interpersoonlijk. Bij de beleidsmatige sensitiviteit gaat het erom dat je rekening houdt met de verschillende inhoudelijke belangen binnen de organisatie en soms ook binnen het college. Als er een braakliggend stuk grond binnen de gemeente is, kan dat ingezet worden voor sportvelden, een nieuwe school of woningbouw. Als je werkzaam bent bij de afdeling wonen, is het belangrijk dat je de belangen van de afdelingen die gaan over sport en onderwijshuisvesting niet vergeet. Betrek ze tijdig bij het maken van je plannen en kijk hoe je elkaar kunt versterken. Als zij andere keuzes willen maken dan jij, breng dat dan op tijd in beeld om de juiste knopen door te (laten) hakken.
Ook binnen een college zijn natuurlijk verschillende belangen aanwezig. Formeel behoort het college met één mond te spreken en kent het coalitieakkoord een éénduidige lijn. In de praktijk is dit niet altijd zo perfect. Voor ambtenaren kan het dan lastig zijn als portefeuillehouders verschillende signalen of richtingen aangeven. Wees daar als ambtenaar alert op en escaleer naar je portefeuillehouder of naar bijvoorbeeld de gemeentesecretaris als je hierdoor klem komt te zitten.
Naast het rekening houden met inhoudelijke belangen, moet ook in het persoonlijk contact aansluiting worden gezocht bij collega’s. Het werk gaat immers gemakkelijker als je weet hoe de ander in de wedstrijd zit, waar hij of zij door beïnvloed wordt en waar gevoeligheden liggen. Je kunt dit in beeld krijgen door goed te luisteren en te observeren, maar af en toe ook door actief te vragen wat de ander belangrijk vindt of uit een bepaald overleg wil halen. Soms ligt die kennis in de vergadering meteen op tafel, maar vaak is het gesprek bij de koffieautomaat of de wandelgang een goede plek om je voorbereiding aan te scherpen.
Andere gemeenten en partners – Kan het samen?
Een gemeente voert veel van haar activiteiten uit in coproductie met partners en een netwerk van samenwerkingsverbanden. Denk aan de provincie, buurgemeenten, regionale inkooporganisaties, gemeenschappelijke regelingen, onderwijs- en veiligheidsregio’s, maar ook ziekenhuizen, onderwijsorganisaties en tal van bedrijven. Voor elk van deze verbanden geldt dat er doorgaans een eigen overlegstructuur is met eigen mores en spelregels. In het ene geval is de gemeente een prominente speler met veel macht en is de wethouder voorzitter van het overleg. In het andere geval is de rol en de invloed van de gemeente veel kleiner.
Als ambtenaar is het allereerst van belang om de relevante structuren te kennen en te weten hoe ze werken. Welke afspraken zijn er? Waarover is een gemeenschappelijk standpunt nodig? Wie moet waarover adviseren en hoe kan ik iets agenderen? Wat is de rol van mijn gemeente? Door het speelveld goed te kennen, weet je wanneer je wel en niet moet acteren en hoe je al die structuren kunt benutten. Als je weet hoe de hazen lopen, kunnen jij en jouw gemeente daar voordeel van hebben en omgekeerd, als je er weinig zicht op hebt, kan het je hinderen.
Naast dat je de formele routes moet kennen is het verstandig om ook te investeren in het informele circuit. Het helpt als je medewerkers kent bij de andere structuren en organisaties, zodat je ze even kunt appen als je iets niet begrijpt of een vraag hebt. Soms kan het ook handig zijn om vooraf al even te polsen hoe anderen tegen een bepaald voorstel aankijken, of om een idee van jou alvast even in de week te leggen. Dit vergt dus meer dan alleen het strikt volgen van de vergaderingen. Benut borrels en werkbezoeken om ook daar zaken te doen. Iets eerder aanwezig zijn en iets langer blijven om nog even na te praten kan soms net de informatie opleveren die het verschil maakt.
Vijf vinkjes – Niks vergeten?
Als het piept en kraakt in het gemeentehuis, dan kan je je dus afvragen of alle politiek bestuurlijke voelhoorns goed gericht staan. Houden alle betrokkenen voldoende rekening met bewoners, de raad, het college, de collega’s en de partners? Check waar ruis op de lijn is en investeer in goede relaties. Wie vijf vinkjes scoort werkt prettiger samen, heeft meer invloed en bereikt zijn doelen beter. Dat geldt voor elke individuele medewerker, maar zeker ook voor de gemeente als geheel.