Tijdens een training kregen wij de vraag of we een lijstje met ongeschreven regels hadden binnen een gemeente. Leuke vraag! We hebben een lijstje van tien gemaakt. Handig om te weten als je voor een gemeente werkt in een politiek-bestuurlijke context.
- Het belang van de wandelgangen
In de politiek-bestuurlijke context van de gemeente vinden talloze ontmoetingen plaats tussen ambtenaren, politici en belanghebbenden (bewoners, ondernemers). Dit gebeurt bijvoorbeeld tijdens werkbezoeken, borrels, bewonersavonden of letterlijk in de wandelgangen van het stadhuis. Het is voor alle betrokkenen belangrijk om goede relaties te onderhouden om zo bijvoorbeeld belangrijke signalen te kunnen opvangen en er tijdig op te kunnen acteren. Wees je bewust van de wandelgangen en maak er zo nodig gebruik van.
- Verras elkaar niet
Bestuurders houden niet van verrassingen. Binnen een coalitie wordt meestal afgesproken dat een wethouder niet verrast wordt door een onverwachte motie of door onvoorziene standpunten van coalitiegenoten. Als een raadslid van een coalitiegenoot en zeker van de eigen partij een afwijkend standpunt heeft dan is het goed gebruik elkaar daar vooraf over te informeren.
Tussen ambtenaren en bestuurders geldt min of meer hetzelfde. Als ambtenaar wil je niet dat een wethouder in een debat plotseling een hele andere route bewandelt dan is voorbesproken en allerlei bijzondere toezeggingen doet. Omgekeerd wil een bestuurder geïnformeerd worden over alle scenario’s om daartussen een afweging te kunnen maken en niet alleen de ambtelijke voorkeursvariant. Verrassingen kunnen leiden tot ongemakkelijke situaties en gezichtsverlies voor de één of de ander en dat bevordert de samenwerking niet.
- Ken de lokale gewoonten, rituelen en tradities
Iedere gemeente heeft zo haar eigen tradities of rituelen die ambtelijk en/of politiek bestuurlijk belangrijk worden gevonden. Het kan iets groots zijn binnen de lokale gemeenschap, zoals een jaarlijkse herdenking of viering (in Leiden bijvoorbeeld het Leidens Ontzet) maar ook iets kleins zoals een jaarlijks bezoek van scholieren aan het stadhuis of de manier waarop successen worden gevierd.
In de lokale politiek zijn er ook bepaalde rituelen of gewoonten. In sommige gemeenten schudt bijvoorbeeld iedereen elkaar de hand voor aanvang van een raadsvergadering, begint de voorzitter altijd met een historisch feitje van dezelfde datum uit het verleden, of gaat iedereen – inclusief de ambtelijke ondersteuning – na afloop met elkaar aan de borrel.
- Speel altijd op de bal, niet op de man of vrouw
In raadsvergaderingen kan er stevig gedebatteerd worden, maar de ongeschreven regel is dat persoonlijke aanvallen op individuele raadsleden of wethouders taboe zijn. Indien dat toch gebeurt, wordt er meestal (door de voorzitter of collega-raadsleden) meteen ingegrepen door op deze ongeschreven regel te wijzen. Het onderlinge debat moet inhoudelijk en respectvol blijven.
Dezelfde regel geldt overigens als bewoners of organisaties inspreken en hierbij een wethouder of raadslid persoonlijk aanvallen. Dit wordt in de meeste gemeenteraden meteen afgekapt.
- Ambtenaren blijven op de achtergrond
Ambtenaren geven beleidsadvies, maar dat gebeurt vaak achter de schermen. Politici (raadsleden en college van B en W) nemen besluiten en leggen verantwoording af, terwijl ambtenaren op de achtergrond blijven. Ambtenaren discussiëren niet in het openbaar over hun advies aan politici. In veel gevallen geldt nog steeds de ‘oekaze-Kok’ (een spelregel van oud premier Wim Kok) die contact tussen ambtenaren en politici verbiedt. Inmiddels is dit wel wat versoepeld, maar als een raadslid met een ambtenaar wil spreken dan loopt dat in veel gemeenten via de griffie en moet de betrokken wethouder daarvan op de hoogte zijn.
- College en raad vallen ambtenaren niet af in het openbaar
Omgekeerd geldt dat burgemeester en wethouders, vanwege de politieke verantwoordelijkheid die zij dragen, altijd hun ambtenaren in bescherming behoren te nemen. Ook als zij de ambtelijke adviezen en stukken maar broddelwerk vinden, zullen zij dit in de raadzaal nooit zo expliciet zeggen.
Raadsleden kunnen hierin wel kritisch zijn, maar richten zich dan tot de verantwoordelijke wethouder en nooit tot een ambtenaar. Het is daarnaast not done voor raadsleden om het werk van ambtenaren in twijfel te trekken zonder goede onderbouwing. Zij moeten kunnen vertrouwen op de expertise van het ambtelijk apparaat.
- Voorkoken, inmasseren en afstemmen
Informele communicatie speelt ook onder politici een hele belangrijke rol in de totstandkoming van besluiten. Daarin verschilt een gemeente niet veel van de landelijke politiek. Standpunten worden afgestemd en meerderheden worden voorafgaand aan de raadsvergadering al gevormd. Als je als raadslid een meerderheid wil voor je voorstel, ben je dus te laat als je dit voorstel tijdens de raadscommissie en/of raadsvergadering pas gaat verdedigen en anderen ervan probeert te overtuigen. Om de kans op succes te vergroten, is het zaak om in de weken ervoor veel te appen, bellen en koffie te drinken met woordvoerders van andere partijen en eventueel de wethouder. Het werk is dan verricht, het debat is een formaliteit en de stemming levert dan (meestal!) geen verrassingen op.
- Vertrouwelijkheid vs. transparantie
Transparantie is een belangrijke waarde in het openbaar bestuur. Soms zijn er echter duidelijke redenen voor vertrouwelijkheid en worden bepaalde onderwerpen ‘kabinet’ besproken, achter gesloten deuren. Het gaat dan bijvoorbeeld om gevoelige financiële informatie, gevoelige informatie over personen of met betrekking tot zware veiligheidsissues. Een goed voorbeeld is daarnaast de sollicitatieprocedure en benoeming van een burgemeester. Hierin speelt de zogenaamde vertrouwenscommissie (met vertegenwoordigers van alle partijen) een belangrijke rol. In en ook na dit proces is het delen van informatie (over sollicitanten, gesprekken, afvallers etc.) zelfs strafbaar.
Naast deze ‘geschreven’ regels over vertrouwelijkheid, is de ongeschreven regel dat informatie uit politieke onderhandelingen en informele, vertrouwelijke gesprekken achter gesloten deuren blijft. Sommige informatie kan nou eenmaal (onnodig of onbedoeld) voor ophef zorgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de crisis die ontstond nadat minister Ollongren in haar rol als verkenner voor een nieuw kabinet onbedoeld haar aantekeningen toonde aan de camera’s, waarop te lezen viel dat tijdens gesprekken voor het kritische Kamerlid Omtzigt een ‘functie elders’ was bedacht.
- De burgemeester of wethouder informeert tijdig, volledig en naar waarheid
Je kunt er bijna de klok op gelijk zetten, dat wanneer informatie niet tijdig, volledig of naar waarheid naar de gemeenteraad gaat, de burgemeester of wethouder in gevaar komt. Vooral bij tegenvallers (bijvoorbeeld een bouwplan dat duurder uitvalt of waar gifgrond wordt aangetroffen) is het belangrijk om snel zo volledig mogelijk de raad te informeren. Beter in één keer de ellende op tafel, dan in kleine stukjes. Die laatste strategie leidt vaak tot negatieve pers, kritische raadsvragen en geruchten. De portefeuillehouder begint dan te schuiven, snel daarna wordt het glijden en zie dan een val nog maar eens te voorkomen!
- Laten we er samen uitkomen
Binnen de lokale politiek en ook in de ambtelijke organisatie wordt het liefst gezocht naar consensus en samenwerking. Op conflicten zit niemand te wachten en daardoor is vaak sprake van compromissen – tussen afdelingen, wethouders, betrokken ambtenaren – bij de totstandkoming van ambtelijke stukken en besluiten. Hiervoor is dan uiteraard weer veel overleg en afstemming nodig. Liever nóg een overleg, dan een overhaast besluit, is een veelgehoorde wijsheid in het gemeentehuis.
Vul maar aan!
Het is een aardig lijstje, maar er zijn ongetwijfeld meer ongeschreven regels te bedenken. Ben jij politiek sensitief, heb je persoonlijke ervaringen als professional in het lokaal bestuur en wil je een elfde of twaalfde ongeschreven regel met ons delen? Mail deze dan naar info@polisens.nl en wij zijn je eeuwig dankbaar!
Aanvullende regels die wij inmiddels hebben gekregen:
Van Paul Vermast (voormalig gemeenteraadslid Dronten)
11. Gun de ander ook wat
Het is zinnig om in de lokale politiek elkaar soms wat te gunnen. Soms de ander (raadslid of wethouder) een keer de credits te geven ook als dat misschien niet 100% terecht is. Als het de volgende keer even lastig is heb je iets op terug te vallen. Goodwill is meer waard dan stemmen. Als je als kleine partij constructief bent en de ander (zeker het college) wat gunt kan je invloed groter worden dan je op basis van je zetelaantal mag verwachten.
De bodes zijn de onzichtbare medewerkers in en rond de raadzaal. Zien alles, weten alles en zwijgen als het graf. Maar als je hen ziet en waardeert kunnen ze letterlijk en figuurlijk de deur voor je open doen als je een keer iets nodig hebt. Zwijgen zullen ze; maar met een welgemeende knik van het hoofd op een rake knipoog kun je op het goede spoor gebracht worden. Bodes, secretaresses en griffiemedewerkers hou ze in ere; want aan de laagst betaalden heb je vaak het meest!
Van Matthijs van Muijen (voormalig gemeenteraadslid Rotterdam):
13. Een gezamenlijk ambtelijk advies
Richting gemeenteraad is er een gezamenlijk ambtelijk advies. Als er verschillende meningen zijn zal de wethouder soms wel maar de raad daar geen kennis van nemen.
Van Bert Schouten (voormalig griffier en gemeentesecretaris en auteur “Achter de voordeur van het gemeentehuis“:
14. Beperk je in de onderwerpen waar je in vier jaar resultaat mee wil bereiken
Beter een paar onderwerpen goed op de agenda en uitvoerig behandeld en daar successen in geboekt, dan alles te willen weten en overal bij betrokken te willen zijn. De kunst van het weglaten.
15. De kracht van de boodschap zit hem in de lengte en de inhoud
Wees kort en bondig in je spreken in de gemeenteraad. Vaak zeggen weinig goed gekozen woorden veel en wollige taal weinig. Het succes wordt niet bepaald door de lengte van je reactie maar door de inhoud.
16. De nazit van een overleg is het belangrijkste. Koester die!
Na een vergadering informeel napraten onder het genot van een drankje en een hapje doet wonderen. Daar smeed je de compromissen, verkrijg je inzicht in elkaars beweegredenen voor een bepaalde keuze en stemgedrag en leg je de basis voor vertrouwen en begrip.